Туристические выставки, часть 1
Эта моя статья была опубликована в журнале "Отельер" (№1 2008).
Она будет полезна тем, кто первый раз собирается на международную выставку. Хотя я надеюсь, что и постоянные участники выставок найдут тут для себя тоже что-то новое.Туристические выставки дают уникальный шанс представителям индустрии туризма со всего мира встретиться, наладить контакты, провести переговоры, заключить сделки. Участие в выставке дает возможность поддерживать высокую конкурентоспособность вашей фирмы и узнать о последних событиях отрасли. В выставках принимают участие покупатели и продавцы со всего мира.
Я постараюсь затронуть все практические вопросы, связанные с туристическими выставками. Как готовиться к выставке? С чего начать? Как понять, нужна ли эта выставка для вашей гостиницы?
Прежде всего, вы должны решить куда ехать .
Для этого я приведу ниже краткую характеристику основных мировых туристических выставок. Выставки перечислены в хронологическом порядке их проведения с начала года. Речь пойдет о пятерке самых известных и значимых на данный момент выставках туристической сферы.
The International Tourism Bourse (ITB), проходит в Берлине, в начале марта. Дни проведения: среда – воскресенье (5 дней). Организаторы: Messe Berlin. Сайт выставки: www.messe-berlin.de
ITB – самая большая туристическая выставка в мире, основана еще в 1966 году. Сейчас ITB располагается в 26 павильонах общей площадью 150 000 квадратных метров. Количество визитеров – более 100 000 человек. На выставке 2008 года будут представлены более 9 000 компаний туристического бизнеса: туроператоры, гостиницы, системы бронирования, курорты, авиалинии, компании по аренде автомобилей и другие представители сферы туристических и сопутствующих им услуг.
Несмотря на свои масштабы, ITB четко структурирована. Выставочные павильоны разделены по географическому принципу, а также по маркетинговым сегментам.
Для гостиницы это скорее имиджевая выставка. Контакты тут нарабатывают туристические компании, а представители гостиниц раздают материалы, тарифы, специальные предложения. Работают на имидж. Но, как говорится, если вы не участвуете в ITB, вы – еще новичок в туристическом бизнесе.
The Moscow International Travel & Tourism exhibition (MITT), Москва, середина марта, среда – суббота (4 дня). Организаторы: ITE Group Plc, ITE LLC Moscow. Сайт выставки: www.mitt.ru
Международная выставка MITT «Путешествия и туризм» — главная туристическая выставка России. Выставка MITT является третьей по величине среди туристических выставок мира. Традиционно выставка проходит в Экспоцентре на Красной Пресне.
Ежегодно в выставке MITT принимают участие около 3 000 компаний из 118 стран и регионов мира. Общее количество посетителей выставки – свыше 100 000 человек.
Профессионалы украинского гостиничного бизнеса знают, что без выставки MITT не обойтись. Российские туристы и бизнесмены составляют значительную часть в сегменте клиентов отеля. Во-первых, нет языкового барьера. Во-вторых, между Россией и Украиной нет визового режима. В-третьих, для российских туристов отдыхать в Украине недорого, а для бизнесменов тут открыты безграничные возможности. Поэтому стоит ли сомневаться, что российский рынок очень важен для украинского предприятия, работающего в туристическом бизнесе.
The Ukraine International Travel & Tourism exhibition (UITT), Киев, конец марта, среда – пятница (3 дня). Организаторы: ITE Group Plc, «Премьер Экспо». Сайт выставки: www.uitt-kiev.com
В Украине выставка UITT зарекомендовала себя на высоком профессиональном уровне и является ведущей туристической выставкой международного масштаба. Экспозиция UITT 2007 заняла 11 050 квадратных метров. Значимость выставки с каждым годом растет: в UITT 2007 приняли участие рекордное количество экспонентов - более 850 компаний из 58 стран мира. Выставку посетило более 25 000 специалистов.
Выставка проходит в Международном Выставочном Центре (МВЦ), который включает три павильона общей площадью 58 000 квадратных метров.
Это самая большая туристическая выставка в Украине. Здесь, кроме международных партнеров, вы найдете партнеров и в регионах Украины. Это также и возможность пообщаться с профессионалами туристической сферы нашей страны, понаблюдать за тенденциями на внутреннем рынке и набраться опыта.
World Travel Market (WTM), Лондон, начало ноября, понедельник – четверг (4 дня). Организаторы: “Reed Travel Exhibitions”. Сайт выставки: www.wtmlondon.com.
Выставка проходит в павильоне Exel и занимает более 42 000 кв. метров. В 2007 году в выставку посетило свыше 48 000 человек. Среди них: члены клуба Meridian, профессионалы туристической сферы, пресса, экспоненты. На выставке было представлено 197 стран и регионов мира.
Для гостиницы это также больше имиджевая выставка. Для туристических компаний поле деятельности несколько шире. Здесь пригодятся как туристические и экскурсионные туры по Украине, так и специальные предложения по размещению бизнесменов.
The Global Meetings and Incentives Exhibition (EIBTM)*, Барселона, конец ноября (начало декабря), вторник – четверг (3 дня). Организаторы: “Reed Travel Exhibitions“. Сайт выставки: www.eibtm.com
EIBTM - это лидирующая выставка, которая посвящена конференц-индустрии, инсентив и бизнес-туризму. Выставка по модели «от бизнеса к бизнесу». Здесь нет толп посетителей и студентов. Здесь приходят только профессионалы. И встречи с ними у вас назначены еще задолго до начала выставки. Организаторы выдают расписание встреч на каждый день выставки. При подготовке к этой выставке важно вести дневник на сайте EIBTM, который предоставляется каждому экзибитору, назначать встречи, активно работать и тогда выставка будет очень и очень плодотворной для компании.
EIBTM очень полезна гостиницам с богатой конференц-базой и туристическим компаниям, имеющим уже наработанные инсентив-программы. Важно разработать специальные пакеты, предложения, чтобы ваша цена была наилучшей, а предложение – самым выгодным. На эту выставку не требуется много рекламных материалов.
Общее количество посетителей в 2007 году составило 7 218 человек. Из них 3 326 баеров, 3 892 коммерческих представителей и пресса.
* Раньше выставка расшифровывалась согласно аббревиатуре: “European Incentive and Business Travel Marketplace” (Европейская биржа по инсентиву и бизнес-туризму). Пять лет назад произошел ребрендинг и выставка теперь называется “The Global Meetings and Incentives Exhibition” (Глобальная выставка по мероприятиям и инсентиву), однако аббревиатура EIBTM не поменялась из-за популярности и узнаваемости выставки.
Хотелось бы также отметить выставки, без которых картина будет неполной.
JATA WTF (Токио) – выставка уникальна, прежде всего тем, что японский рынок еще не достаточно изучен нашими туроператорами и представляет собой широкое поле для деятельности.
COTTM (Пекин) – является строго профильным мероприятием, направлена на внутренний туризм. СОТТМ проходит по модели от бизнеса к бизнесу и предоставляет возможность для профессионального диалога с более чем 2 000 туроператорами КНР. На сегодняшний день китайский рынок считается самым перспективным рынком в мире.
IMEX (Франкфурт) – очень сильно набирает обороты последнее время. Ориентирована на инсентив и бизнес-туризм. Во время выставки проходят очень много полезных семинаров и конференций.
Когда вы определились и составили план выставок на год, надо приступать к работе и прежде всего, определить для себя с кем ехать. К счастью, практически всегда есть выбор.
1. «Национальная туристическая организация» (НТО) – государственное предприятие, созданное для продвижения туристического продукта Украины за границей. НТО покупает выставочную площадь у организаторов и оборудует объединенный стенд Украины. Эту выставочную площадь НТО продает предприятиям туристической сферы Украины. НТО также изготавливает различные рекламные ролики, программы, фильмы, разрабатывает и издает туристические справочники, календари, атласы, буклеты. На какие выставки ездит НТО? Да практически на все вышеперечисленные. Кроме того, на сайте www.nto.org.ua вы найдете ряд других выставок, рекомендованных НТО.
Преимущества поездки с НТО:
- ваша компания участвует на объединенном стенде Украины. Как правило – это большой красивый яркий стенд. У вас есть свое рабочее место с надписью на фризе, рабочая зона для ведения переговоров, подсобка для хранения материалов, т.е. вы приезжаете на все готовое и вам надо только разложить свои буклеты и занять место за стендом;
- стенд НТО всегда лучше и легче найти, чем стенд отдельной компании. К тому же, если баера интересует определенная страна, гораздо проще и удобней найти все компании на одном стенде;
- очень часто НТО организовывает презентации, встречи с баерами, в которых вы можете участвовать и обмениваться информацией. НТО – это официальный уровень. Поскольку они действуют от имени государства, то и внимания со стороны баеров больше;
- поскольку НТО покупает большую площадь у организаторов, то им предоставляются оптовые скидки, и площадь для вас будет стоить дешевле процентов на 10-15, чем покупать напрямую у организаторов.
Недостатки поездки с НТО:
- на мой взгляд, и опыт, при всем моем уважении к сотрудникам НТО, со многими из которых я работала, НТО не хватает организованности. И это факт. Можно долго звонить и просить переслать договор, схему стенда или заявку на участие (если ее не выложили на сайт);
- туркомпания или гостиница планируют свои выставки на год вперед и начинают работать над выставками будущего года задолго до его начала, потому что в этом случае есть скидки для «первых ласточек», есть места в гостиницах, есть хороший выбор мест в павильоне, есть выбор авиаперелетов, есть время для подачи информации в каталог. У НТО же часто предложения по участию в выставке поступает за месяц-полтора до выставки. Это связано с государственным бюджетированием. Средства из бюджета выделяются на текущий год, поэтому НТО не может заранее купить площадь на выставку и делают это по мере возможностей, т.е. когда поступают бюджетные средства, рискуя получить не очень хорошее место для стенда и опоздать с подачей информации в каталог;
2. Местные туристические компании, которые покупают большую площадь, а потом продают отдельные места другим компаниям и гостиницам.
К примеру, площадь (несколько меньшую, чем у НТО, около 25 кв. м) на такие выставки как EIBTM, ITB, TUR (Гетеборг) выкупает также туристическая фирма «Олимп Тревел» и делит ее с желающими компаниями. Есть также опыт организации объединенного стенда у компании «Новый Стандарт» (выставка ITB).
Преимущества покупки площади у местной туркомпании:
- предложение по участию поступают задолго до выставки;
- нет необходимости искать компанию для бронировки авиабилетов, гостиницы и оформления виз. Туристическая фирма делает все в одном пакете. Также могут предложить экскурсию в свободное время;
- цена на площадь ниже, чем у организаторов.
Недостатки:
- возможно не такое яркое оформление стенда.
3. Покупка стенда непосредственно у организаторов выставки. Тут все просто: после окончания выставки, через несколько дней, вы заходите на сайт и видите уже там предложение по участию на будущий год. Заполнив и направив заявку на участие, вы получаете счет на оплату площади и договор.
Преимущества:
- чем раньше забронируете площадь у организаторов, тем дешевле она для вас будет стоить и тем больше шансов выбрать хорошее место в павильоне;
Недостатки:
- площадь – это обычно либо необорудованное место, либо стандартный стенд, который, как правило, состоит из стен, надписи на фризе, стола, стульев, розетки, коврового покрытия и корзины для мусора. В первом случае, вам надо искать застройщиков и покупать у них дополнительное оборудование. Во втором – вам придется все же стенд как-то украсить, а это значит везти с собой дополнительный багаж в виде баннеров и плакатов;
- как бы рано вы не забронировали площадь у организаторов, она все же обойдется дороже, чем у НТО или туристической компании.
Я рекомендую бронировать площадь напрямую только в случае, если вы решились поехать на выставку, где Украина не представлена на одном стенде. В остальных – обращаться к местной компании, которая выступает оптовым закупщиком площади.
Не секрет, что выставки – мероприятие недешевое. Особенно для маленьких гостиниц и туркомпаний. Но выставки также приносят клиентов, прибыль в будущем, делают узнаваемой торговую марку вашего предприятия, а значит, без них не обойтись. Поэтому всегда есть возможности, как сэкономить и выжать максимум выгоды для компании во время выставки.
1. Как только вы получили логин и пароль своего аккаунта на сайте организаторов, тут же принимайтесь за работу: разместите максимально возможной бесплатной информации на сайте. Если есть возможность, загрузите логотип, фотографии отеля, программы, специальные предложения.
2. Разместите на своем сайте информацию о том, что ваша компания участвует в данной выставке, сообщите номер стенда и контактное лицо.
3. Вступайте в активную переписку, отвечайте на письма баеров. Пусть они познакомятся с вами еще до выставки. В процессе общения вы выясните, что конкретно их интересует, и сможете разработать специальное предложение.
4. Желательно участвовать на объединенных стендах. Цена, как говорилось, ниже, чем у организаторов.
5. Если место на стенде все же кажется дорогим, найдите себе компаньона, который разделит с вами рабочее место. Конечно, это должна быть не компания – конкурент. Лучшее соседство для гостиницы – это турфирма и наоборот.
6. Точно также можно найти себе компаньона для проживания в гостинице. Двухместный номер на двоих будет стоить значительно дешевле, чем одноместный.
7. Если вы представляете гостиницу, то задолго до начала выставки убедитесь, что информация о вашем отеле есть в каталогах туристических компаний, которые вместе с вами едут на выставку. Если нет – позвоните, и попросите разместить, спросите, какие данные нужны для публикации. Туркомпания все равно предлагает в пакете и вашу гостиницу, они будут только рады дополнительной информации. А вы получите еще один ресурс для пиара.
8. Узнайте о специальных предложениях у местных компаний. Например, львовская компания «Мист Тур» часто организовывает поездки на европейские выставки с выездом на автобусе из Львова. Во-первых – автобус все же бюджетней, чем авиаперелет, во-вторых, обычно при таких поездках предусмотрены экскурсии по городам, которые будете проезжать. Компании «Арктур» (организовывает поездку на WTM) и «Новый Стандарт» (организовывает ITB) делают групповые визы, бронировки гостиниц и билетов (по запросу и экскурсии). В этом случае ехать на выставку с их помощью – лучший выход.
9. Узнайте про расписание шаттлов на выставку и откуда они отправляются. Обычно эти шаттлы бесплатные и предусмотрены специально для посетителей выставки.
10. Используйте любую возможность продвинуть свою компанию. Если в период выставки есть шанс провести бесплатную презентацию, воспользуйтесь им. Если организаторы предлагают вам поучаствовать в программах лояльности для визитеров выставки, разработайте их и подайте организаторам.
11. Узнайте программу выставки и участвуйте в бесплатных семинарах и конференциях для экзибиторов.
12. Обычно на туристических выставках компании направляют письмо послу Украины в данной стране с приглашением посетить стенд. В письме также укажите, что готовы оставить материалы для распространения их посольством среди других компаний. Обычно стенд всегда посещает если не сам посол, то работники посольства. Они могут забрать ваши буклеты.
13. Кроме того, посольства Украины, естественно, нацелены на развития нашей страны и они не откажут вам в проведении презентации в посольстве. Даже помогут подобрать целевую аудиторию и пригласить их в один из не выставочных дней в посольство для встречи с представителями вашей компании. Данную встречу также можно организовать совместно с другими предприятиями туристической сферы, которые представляют Украину. Так возможные затраты на сувениры для баеров, фуршет и т.п. можно разделить.
Кроме вышесказанного от себя хочу добавить, что туристические выставки – это красивые мероприятия, часто с элементами шоу. Да, это кропотливая работа для менеджера, но увлекательная и интересная! Это общение с людьми, бесценный опыт по ведению переговоров, это также неформальное общение с профессионалами туристического бизнеса. Кроме выгоды для бизнеса, вы получите удовольствие, толчок к новым проектам и массу идей!
Она будет полезна тем, кто первый раз собирается на международную выставку. Хотя я надеюсь, что и постоянные участники выставок найдут тут для себя тоже что-то новое.Туристические выставки дают уникальный шанс представителям индустрии туризма со всего мира встретиться, наладить контакты, провести переговоры, заключить сделки. Участие в выставке дает возможность поддерживать высокую конкурентоспособность вашей фирмы и узнать о последних событиях отрасли. В выставках принимают участие покупатели и продавцы со всего мира.
Я постараюсь затронуть все практические вопросы, связанные с туристическими выставками. Как готовиться к выставке? С чего начать? Как понять, нужна ли эта выставка для вашей гостиницы?
Прежде всего, вы должны решить куда ехать .
Для этого я приведу ниже краткую характеристику основных мировых туристических выставок. Выставки перечислены в хронологическом порядке их проведения с начала года. Речь пойдет о пятерке самых известных и значимых на данный момент выставках туристической сферы.
The International Tourism Bourse (ITB), проходит в Берлине, в начале марта. Дни проведения: среда – воскресенье (5 дней). Организаторы: Messe Berlin. Сайт выставки: www.messe-berlin.de
ITB – самая большая туристическая выставка в мире, основана еще в 1966 году. Сейчас ITB располагается в 26 павильонах общей площадью 150 000 квадратных метров. Количество визитеров – более 100 000 человек. На выставке 2008 года будут представлены более 9 000 компаний туристического бизнеса: туроператоры, гостиницы, системы бронирования, курорты, авиалинии, компании по аренде автомобилей и другие представители сферы туристических и сопутствующих им услуг.
Несмотря на свои масштабы, ITB четко структурирована. Выставочные павильоны разделены по географическому принципу, а также по маркетинговым сегментам.
Для гостиницы это скорее имиджевая выставка. Контакты тут нарабатывают туристические компании, а представители гостиниц раздают материалы, тарифы, специальные предложения. Работают на имидж. Но, как говорится, если вы не участвуете в ITB, вы – еще новичок в туристическом бизнесе.
The Moscow International Travel & Tourism exhibition (MITT), Москва, середина марта, среда – суббота (4 дня). Организаторы: ITE Group Plc, ITE LLC Moscow. Сайт выставки: www.mitt.ru
Международная выставка MITT «Путешествия и туризм» — главная туристическая выставка России. Выставка MITT является третьей по величине среди туристических выставок мира. Традиционно выставка проходит в Экспоцентре на Красной Пресне.
Ежегодно в выставке MITT принимают участие около 3 000 компаний из 118 стран и регионов мира. Общее количество посетителей выставки – свыше 100 000 человек.
Профессионалы украинского гостиничного бизнеса знают, что без выставки MITT не обойтись. Российские туристы и бизнесмены составляют значительную часть в сегменте клиентов отеля. Во-первых, нет языкового барьера. Во-вторых, между Россией и Украиной нет визового режима. В-третьих, для российских туристов отдыхать в Украине недорого, а для бизнесменов тут открыты безграничные возможности. Поэтому стоит ли сомневаться, что российский рынок очень важен для украинского предприятия, работающего в туристическом бизнесе.
The Ukraine International Travel & Tourism exhibition (UITT), Киев, конец марта, среда – пятница (3 дня). Организаторы: ITE Group Plc, «Премьер Экспо». Сайт выставки: www.uitt-kiev.com
В Украине выставка UITT зарекомендовала себя на высоком профессиональном уровне и является ведущей туристической выставкой международного масштаба. Экспозиция UITT 2007 заняла 11 050 квадратных метров. Значимость выставки с каждым годом растет: в UITT 2007 приняли участие рекордное количество экспонентов - более 850 компаний из 58 стран мира. Выставку посетило более 25 000 специалистов.
Выставка проходит в Международном Выставочном Центре (МВЦ), который включает три павильона общей площадью 58 000 квадратных метров.
Это самая большая туристическая выставка в Украине. Здесь, кроме международных партнеров, вы найдете партнеров и в регионах Украины. Это также и возможность пообщаться с профессионалами туристической сферы нашей страны, понаблюдать за тенденциями на внутреннем рынке и набраться опыта.
World Travel Market (WTM), Лондон, начало ноября, понедельник – четверг (4 дня). Организаторы: “Reed Travel Exhibitions”. Сайт выставки: www.wtmlondon.com.
Выставка проходит в павильоне Exel и занимает более 42 000 кв. метров. В 2007 году в выставку посетило свыше 48 000 человек. Среди них: члены клуба Meridian, профессионалы туристической сферы, пресса, экспоненты. На выставке было представлено 197 стран и регионов мира.
Для гостиницы это также больше имиджевая выставка. Для туристических компаний поле деятельности несколько шире. Здесь пригодятся как туристические и экскурсионные туры по Украине, так и специальные предложения по размещению бизнесменов.
The Global Meetings and Incentives Exhibition (EIBTM)*, Барселона, конец ноября (начало декабря), вторник – четверг (3 дня). Организаторы: “Reed Travel Exhibitions“. Сайт выставки: www.eibtm.com
EIBTM - это лидирующая выставка, которая посвящена конференц-индустрии, инсентив и бизнес-туризму. Выставка по модели «от бизнеса к бизнесу». Здесь нет толп посетителей и студентов. Здесь приходят только профессионалы. И встречи с ними у вас назначены еще задолго до начала выставки. Организаторы выдают расписание встреч на каждый день выставки. При подготовке к этой выставке важно вести дневник на сайте EIBTM, который предоставляется каждому экзибитору, назначать встречи, активно работать и тогда выставка будет очень и очень плодотворной для компании.
EIBTM очень полезна гостиницам с богатой конференц-базой и туристическим компаниям, имеющим уже наработанные инсентив-программы. Важно разработать специальные пакеты, предложения, чтобы ваша цена была наилучшей, а предложение – самым выгодным. На эту выставку не требуется много рекламных материалов.
Общее количество посетителей в 2007 году составило 7 218 человек. Из них 3 326 баеров, 3 892 коммерческих представителей и пресса.
* Раньше выставка расшифровывалась согласно аббревиатуре: “European Incentive and Business Travel Marketplace” (Европейская биржа по инсентиву и бизнес-туризму). Пять лет назад произошел ребрендинг и выставка теперь называется “The Global Meetings and Incentives Exhibition” (Глобальная выставка по мероприятиям и инсентиву), однако аббревиатура EIBTM не поменялась из-за популярности и узнаваемости выставки.
Хотелось бы также отметить выставки, без которых картина будет неполной.
JATA WTF (Токио) – выставка уникальна, прежде всего тем, что японский рынок еще не достаточно изучен нашими туроператорами и представляет собой широкое поле для деятельности.
COTTM (Пекин) – является строго профильным мероприятием, направлена на внутренний туризм. СОТТМ проходит по модели от бизнеса к бизнесу и предоставляет возможность для профессионального диалога с более чем 2 000 туроператорами КНР. На сегодняшний день китайский рынок считается самым перспективным рынком в мире.
IMEX (Франкфурт) – очень сильно набирает обороты последнее время. Ориентирована на инсентив и бизнес-туризм. Во время выставки проходят очень много полезных семинаров и конференций.
Когда вы определились и составили план выставок на год, надо приступать к работе и прежде всего, определить для себя с кем ехать. К счастью, практически всегда есть выбор.
1. «Национальная туристическая организация» (НТО) – государственное предприятие, созданное для продвижения туристического продукта Украины за границей. НТО покупает выставочную площадь у организаторов и оборудует объединенный стенд Украины. Эту выставочную площадь НТО продает предприятиям туристической сферы Украины. НТО также изготавливает различные рекламные ролики, программы, фильмы, разрабатывает и издает туристические справочники, календари, атласы, буклеты. На какие выставки ездит НТО? Да практически на все вышеперечисленные. Кроме того, на сайте www.nto.org.ua вы найдете ряд других выставок, рекомендованных НТО.
Преимущества поездки с НТО:
- ваша компания участвует на объединенном стенде Украины. Как правило – это большой красивый яркий стенд. У вас есть свое рабочее место с надписью на фризе, рабочая зона для ведения переговоров, подсобка для хранения материалов, т.е. вы приезжаете на все готовое и вам надо только разложить свои буклеты и занять место за стендом;
- стенд НТО всегда лучше и легче найти, чем стенд отдельной компании. К тому же, если баера интересует определенная страна, гораздо проще и удобней найти все компании на одном стенде;
- очень часто НТО организовывает презентации, встречи с баерами, в которых вы можете участвовать и обмениваться информацией. НТО – это официальный уровень. Поскольку они действуют от имени государства, то и внимания со стороны баеров больше;
- поскольку НТО покупает большую площадь у организаторов, то им предоставляются оптовые скидки, и площадь для вас будет стоить дешевле процентов на 10-15, чем покупать напрямую у организаторов.
Недостатки поездки с НТО:
- на мой взгляд, и опыт, при всем моем уважении к сотрудникам НТО, со многими из которых я работала, НТО не хватает организованности. И это факт. Можно долго звонить и просить переслать договор, схему стенда или заявку на участие (если ее не выложили на сайт);
- туркомпания или гостиница планируют свои выставки на год вперед и начинают работать над выставками будущего года задолго до его начала, потому что в этом случае есть скидки для «первых ласточек», есть места в гостиницах, есть хороший выбор мест в павильоне, есть выбор авиаперелетов, есть время для подачи информации в каталог. У НТО же часто предложения по участию в выставке поступает за месяц-полтора до выставки. Это связано с государственным бюджетированием. Средства из бюджета выделяются на текущий год, поэтому НТО не может заранее купить площадь на выставку и делают это по мере возможностей, т.е. когда поступают бюджетные средства, рискуя получить не очень хорошее место для стенда и опоздать с подачей информации в каталог;
2. Местные туристические компании, которые покупают большую площадь, а потом продают отдельные места другим компаниям и гостиницам.
К примеру, площадь (несколько меньшую, чем у НТО, около 25 кв. м) на такие выставки как EIBTM, ITB, TUR (Гетеборг) выкупает также туристическая фирма «Олимп Тревел» и делит ее с желающими компаниями. Есть также опыт организации объединенного стенда у компании «Новый Стандарт» (выставка ITB).
Преимущества покупки площади у местной туркомпании:
- предложение по участию поступают задолго до выставки;
- нет необходимости искать компанию для бронировки авиабилетов, гостиницы и оформления виз. Туристическая фирма делает все в одном пакете. Также могут предложить экскурсию в свободное время;
- цена на площадь ниже, чем у организаторов.
Недостатки:
- возможно не такое яркое оформление стенда.
3. Покупка стенда непосредственно у организаторов выставки. Тут все просто: после окончания выставки, через несколько дней, вы заходите на сайт и видите уже там предложение по участию на будущий год. Заполнив и направив заявку на участие, вы получаете счет на оплату площади и договор.
Преимущества:
- чем раньше забронируете площадь у организаторов, тем дешевле она для вас будет стоить и тем больше шансов выбрать хорошее место в павильоне;
Недостатки:
- площадь – это обычно либо необорудованное место, либо стандартный стенд, который, как правило, состоит из стен, надписи на фризе, стола, стульев, розетки, коврового покрытия и корзины для мусора. В первом случае, вам надо искать застройщиков и покупать у них дополнительное оборудование. Во втором – вам придется все же стенд как-то украсить, а это значит везти с собой дополнительный багаж в виде баннеров и плакатов;
- как бы рано вы не забронировали площадь у организаторов, она все же обойдется дороже, чем у НТО или туристической компании.
Я рекомендую бронировать площадь напрямую только в случае, если вы решились поехать на выставку, где Украина не представлена на одном стенде. В остальных – обращаться к местной компании, которая выступает оптовым закупщиком площади.
Не секрет, что выставки – мероприятие недешевое. Особенно для маленьких гостиниц и туркомпаний. Но выставки также приносят клиентов, прибыль в будущем, делают узнаваемой торговую марку вашего предприятия, а значит, без них не обойтись. Поэтому всегда есть возможности, как сэкономить и выжать максимум выгоды для компании во время выставки.
1. Как только вы получили логин и пароль своего аккаунта на сайте организаторов, тут же принимайтесь за работу: разместите максимально возможной бесплатной информации на сайте. Если есть возможность, загрузите логотип, фотографии отеля, программы, специальные предложения.
2. Разместите на своем сайте информацию о том, что ваша компания участвует в данной выставке, сообщите номер стенда и контактное лицо.
3. Вступайте в активную переписку, отвечайте на письма баеров. Пусть они познакомятся с вами еще до выставки. В процессе общения вы выясните, что конкретно их интересует, и сможете разработать специальное предложение.
4. Желательно участвовать на объединенных стендах. Цена, как говорилось, ниже, чем у организаторов.
5. Если место на стенде все же кажется дорогим, найдите себе компаньона, который разделит с вами рабочее место. Конечно, это должна быть не компания – конкурент. Лучшее соседство для гостиницы – это турфирма и наоборот.
6. Точно также можно найти себе компаньона для проживания в гостинице. Двухместный номер на двоих будет стоить значительно дешевле, чем одноместный.
7. Если вы представляете гостиницу, то задолго до начала выставки убедитесь, что информация о вашем отеле есть в каталогах туристических компаний, которые вместе с вами едут на выставку. Если нет – позвоните, и попросите разместить, спросите, какие данные нужны для публикации. Туркомпания все равно предлагает в пакете и вашу гостиницу, они будут только рады дополнительной информации. А вы получите еще один ресурс для пиара.
8. Узнайте о специальных предложениях у местных компаний. Например, львовская компания «Мист Тур» часто организовывает поездки на европейские выставки с выездом на автобусе из Львова. Во-первых – автобус все же бюджетней, чем авиаперелет, во-вторых, обычно при таких поездках предусмотрены экскурсии по городам, которые будете проезжать. Компании «Арктур» (организовывает поездку на WTM) и «Новый Стандарт» (организовывает ITB) делают групповые визы, бронировки гостиниц и билетов (по запросу и экскурсии). В этом случае ехать на выставку с их помощью – лучший выход.
9. Узнайте про расписание шаттлов на выставку и откуда они отправляются. Обычно эти шаттлы бесплатные и предусмотрены специально для посетителей выставки.
10. Используйте любую возможность продвинуть свою компанию. Если в период выставки есть шанс провести бесплатную презентацию, воспользуйтесь им. Если организаторы предлагают вам поучаствовать в программах лояльности для визитеров выставки, разработайте их и подайте организаторам.
11. Узнайте программу выставки и участвуйте в бесплатных семинарах и конференциях для экзибиторов.
12. Обычно на туристических выставках компании направляют письмо послу Украины в данной стране с приглашением посетить стенд. В письме также укажите, что готовы оставить материалы для распространения их посольством среди других компаний. Обычно стенд всегда посещает если не сам посол, то работники посольства. Они могут забрать ваши буклеты.
13. Кроме того, посольства Украины, естественно, нацелены на развития нашей страны и они не откажут вам в проведении презентации в посольстве. Даже помогут подобрать целевую аудиторию и пригласить их в один из не выставочных дней в посольство для встречи с представителями вашей компании. Данную встречу также можно организовать совместно с другими предприятиями туристической сферы, которые представляют Украину. Так возможные затраты на сувениры для баеров, фуршет и т.п. можно разделить.
Кроме вышесказанного от себя хочу добавить, что туристические выставки – это красивые мероприятия, часто с элементами шоу. Да, это кропотливая работа для менеджера, но увлекательная и интересная! Это общение с людьми, бесценный опыт по ведению переговоров, это также неформальное общение с профессионалами туристического бизнеса. Кроме выгоды для бизнеса, вы получите удовольствие, толчок к новым проектам и массу идей!
Елена Мартусевич, 16.11.2009
